Vérifié le 08 décembre 2025 - Entreprendre Service Public / Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)
Les documents commerciaux d’une micro-entreprise regroupent l’ensemble des documents utilisés dans le cadre de ses relations commerciales, que ce soit pour prospecter, vendre ou gérer ses échanges avec ses clients et partenaires. Ces documents comportent des informations obligatoires et doivent être conservés entre 5 et 10 ans selon la nature du document.
En tant que micro-entrepreneur, il est essentiel de préparer l’ensemble des documents commerciaux nécessaires à la gestion des transactions, à la communication avec les clients et partenaires et au suivi des activités commerciales.
Tarifs et documents publicitaires (publicité extérieure, supports imprimés, communication en ligne)
Bons de commande et de livraison
Courriers (papier ou emails commerciaux)
À noter
Il est important de veiller à ce que chacun de ces documents soit prêt avant toute relation commerciale. En effet, chaque document doit respecter un certain format et comporter des mentions obligatoires.
Les documents commerciaux doivent impérativement comporter différentes mentions obligatoires. L’objectif est de garantir la transparence des relations entre la micro-entreprise et ses clients et/ou partenaires.
Les mentions à faire figurer sont différentes selon le document commercial :
Facture
CGV
Devis
Documents publicitaires
Pour être valable, une facture doit comporter plusieurs mentions obligatoires ainsi que certaines mentions particulières selon les cas.
Les mentions suivantes sont communes à toutes les factures et doivent obligatoirement apparaître :
Mentions générales obligatoires pour toutes les factures
Mentions obligatoires
Précisions
Date de l’émission de la facture
Date à laquelle la facture est émise
Numéro unique de la facture
Numéro unique à chaque facture, basé sur une séquence chronologique et continue
Date de la vente ou de la prestation de services
Jour effectif de la livraison ou de la fin d’exécution de la prestation (ou date à laquelle est versé l’acompte)
Identité du vendeur ou du prestataire de services
Nom et prénom de l’entrepreneur individuel précédé ou suivi de la mention « Entrepreneur individuel ou EI »
Attention : si l'entreprise est en cours d'immatriculation, la facture doit être établie au nom de l’entreprise, avec la mention « Siret en cours d'attribution », et non au nom du créateur, sous peine de rejet de la déduction de la TVA.
L’adresse de facturation doit apparaître sur la facture si elle est distincte de l’adresse de domiciliation de l’entreprise.
Identité de l’acheteur ou du client
Si le client est une entreprise : nom de l’entreprise (nom complet si entrepreneur individuel ou dénomination sociale si société)
Si le client est un particulier : nom complet, adresse du client (sauf opposition pour un particulier) et adresse de facturation (si différente de celle du client)
Numéro du bon de commande
Lorsqu’il a préalablement été établi par l’acheteur
Numéro individuel d’identification à la TVA du vendeur (ainsi que celui du du client professionnel s’il est redevable de la TVA)
Sauf pour les factures d’un montant total HT inférieur ou égal à 150 €
Désignation du produit ou de la prestation
Nature, marque, référence des produits
Si prestation : matériaux fournis et main d’oeuvre
Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
Quantité, dénomination précise, prix unitaire HT, taux de TVA applicable (ou mention du bénéfice d’exonération de TVA, le cas échéant)
Préciser la majoration éventuelle de prix (frais de transport ou d’emballage par exemple)
Réduction de prix
Rabais, ristourne, ou remise acquise à la date de la vente ou de la prestation de service et directement liée à cette opération, à l'exclusion des escomptes non prévus sur la facture
Date à laquelle le règlement doit intervenir
Il faut également mentionner les conditions d'escompte en cas de paiement anticipé. En cas d'absence d'escompte, mentionner sur la facture « Escompte pour paiement anticipé : néant »
En cas de non-paiement à la date de règlement (les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire)
Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 €
Pour frais de recouvrement, en cas de retard de paiement : ne peut être réclamée que par un client professionnel
Lorsque la facture est adressée à un particulier, elle doit mentionner l’existence et la durée de la garantie légale de conformité d’au moins 2 ans.
La mention concerne les biens vendus appartenant à l’une des catégories suivantes : appareils électroménagers, équipements informatiques, produits électroniques grand public, appareils de téléphonie, appareils photographiques, appareils dotés d’un moteur électrique ou thermique, destinés au bricolage ou au jardinage, jeux et jouets y compris consoles de jeux vidéos, articles de sport, montres et produits d’horlogerie, articles d’éclairage et luminaires, lunettes de protection solaire et éléments d’ameublement.
Des mentions particulières s'ajoutent aux mentions obligatoires dans certains cas :
Mentions particulières
Cas d’application
Mentions particulières
Si le vendeur ou prestataire est membre d'un centre de gestion ou d'une association agréée
« Membre d'une association agréée, le règlement par chèque et carte bancaire est accepté »
À compter du 1er septembre 2026, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du code général des impôts (CGI)» devra être remplacée par « TVA non applicable, art. L. 223 et s. du code des impositions sur les biens et services (CIBS) ». Ce changement résulte de la recodification des règles de TVA dans un nouveau code dédié. Il est recommandé d’anticiper cette évolution, notamment en adaptant dès que possible les modèles de factures.
Toutefois, une période de tolérance est admise jusqu’au 31 décembre 2027 pendant laquelle l’utilisation de la référence à l’article 293 B du CGI reste acceptée sur les factures et les documents commerciaux, malgré l’entrée en vigueur du CIBS.
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, les grandes entreprises et les ETI devront, à partir du 1er septembre 2026, intégrer 4 nouvelles mentions obligatoires sur leurs factures. Les PME et les micro-entreprises seront concernées à leur tour à compter du 1er septembre 2027).
Les mentions sont les suivantes :
Numéro Siren du client (s’il s’agit d’une entreprise)
Adresse de livraison des biens si elle est différente de l’adresse du client
Information relative à la nature des opérations facturées doit préciser si celles-ci consistent exclusivement en des livraisons de biens, exclusivement en des prestations de services, ou en une combinaison des deux
Mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits » si le prestataire a opté pour le paiement de la taxe d’après les débits
Direction de l'information légale et administrative (Dila) - Premier ministre
Le contenu des conditions générales de vente dépend de la nature du client (professionnel ou particulier).
Attention : un client professionnel peut être assimilé à un consommateur s’il remplit les 3 conditions suivantes : entreprise de 5 salariés maximum, la vente ou la prestation de services n’entre pas dans le cadre de son activité principale et elle est conclue à distance ou hors établissement (salons, foires, etc). Dans ce cas, ce sont les mentions obligatoires applicables aux clients particuliers qui s’imposent.
Les CGV ne sont pas obligatoires entre professionnels. En revanche, si elles existent et qu’un client professionnel en fait la demande, l’entreprise est tenue de les communiquer.
1. Mentions obligatoires
Les CGV doivent alors obligatoirement comporter les informations suivantes :
Conditions de vente du bien (toutes les informations concernant les modalités de transfert de propriété du bien, les conditions de livraison en cas de vente à distance ou encore les différentes garanties) et/ou exécution de la prestation de service (toutes les informations concernant la date d’exécution de la prestation).
Éléments de détermination du prix : barème des prix unitaires et éventuelles réductions de prix (rabais, remises, ristournes, etc.) : les prix peuvent être indiqués HT ou TTC. En pratique, il est préférable d’indiquer un barème comportant des prix HT, afin d’être en concordance avec les règles de facturation qui imposent l’indication d’un prix unitaire HT. Concernant la durée de validité du prix, elle peut être fixée librement.
Conditions de règlement (conditions dans lesquelles le client doit payer) :
2. Mentions facultatives
Il est ensuite possible d’ajouter librement d’autres informations non obligatoires :
Éléments concernant le mode de paiement : il est possible de prévoir un certain mode de paiement (chèque, carte bancaire, etc.) ou encore la possibilité de payer en plusieurs fois
Garantie commerciale plus ou moins étendue : droit de retour, d’échange ou de remboursement (“satisfait ou remboursé”)
Clause d’exclusion (par exemple clause d’exclusion de la garantie légale des vices cachés uniquement si le client en question est un professionnel relevant du même domaine d’expertise que l’entreprise)
Etc.
Les CGV sont obligatoires dans le cadre d’une relation entre un professionnel et un particulier. Les mentions obligatoires diffèrent selon qu’il s’agit d’une vente de biens ou d’une prestation de services conclue au sein d’un établissement (par exemple en boutique) ou à distance (par exemple sur internet) :
Dans le cadre d’une vente de biens et/ou de fourniture de prestations de services à un client particulier (consommateur), certaines informations doivent obligatoirement figurer dans les CGV, afin d’informer et protéger le client particulier.
Les informations suivantes doivent être données avant la conclusion du contrat de vente ou de prestation de services :
Caractéristiques essentielles du bien ou du service vendu
Prix du bien ou du service, modalités de paiement, de livraison et d’exécution du contrat
Date ou délai de livraison du bien ou du service vendu, conditions de la résiliation du contrat s’il y a lieu et la question du retard de paiement
Informations relatives au professionnel (nom de l’entreprise, adresse de l’entreprise, coordonnées postales, téléphoniques et électroniques)
Informations relatives à la protection des données, à la propriété intellectuelle et autres clauses applicables
Si l’entreprise exerce une profession réglementée : titre professionnel, État membre de l’Union européenne dans lequel il a été octroyé et nom de l’ordre ou de l’organisme professionnel auprès duquel il est inscrit
Loi applicable et tribunal compétent
Garantie financière ou assurance de responsabilité professionnelle souscrite par le professionnel, coordonnées de l’assureur ou du garant ainsi que la couverture géographique du contrat ou de l’engagement
À noter
L’ensemble de ces informations doivent être communiquées ou mises à disposition du consommateur avant la conclusion du contrat de fourniture de services, et lorsqu’il n’y a pas de contrat écrit, avant l’exécution de la prestation de services.
Dans le cadre d’une vente de biens et/ou de fourniture de prestations de services conclue à distance avec un client particulier (consommateur), certaines informations doivent obligatoirement figurer dans les CGV, afin d’informer et protéger le client particulier.
Les informations suivantes doivent être données avant la conclusion du contrat de vente ou de prestation de services :
Caractéristiques essentielles du bien ou du service vendu
Prix du bien ou du service
Date ou délai de livraison du bien ou du service vendu
Le fait que le consommateur supporte les frais de renvoi du bien en cas de rétractation
Modalités de résiliation du contrat
Modalités de livraison d’un bien et/ou d’exécution d’une prestation de services
Modes de règlement des litiges (notamment la loi et le tribunal compétent)
Coût d’un appel téléphonique à distance, existence de codes de bonne conduite
Assurances et garanties financières
À noter
Il est ensuite possible d’ajouter librement d’autres informations non obligatoires (clause de confidentialité, clause de fidélité, etc.).
Le devis, comme les CGV, fait partie des documents précontractuels, c’est-à-dire ceux qui sont fournis au client avant un éventuel achat.
Le devis n’est pas un document systématiquement obligatoire, sauf dans certaines secteurs : bâtiment, services à la personne, déménagement, etc. Les mentions à faire figurer dans un devis dépendent donc du secteur d’activité.
À savoir
Consultez notre fiche dédiée au devis pour savoir si la fourniture d’un devis est obligatoire, et connaître les mentions à y faire figurer selon le secteur d’activité.
En dehors de ces cas sectoriels, la remise d’un devis n’est donc pas obligatoire, tant que la micro-entreprise peut remettre au client tout autre document d’information précontractuelle telles que des CGV par exemple.
À savoir
Les personnes immatriculées au RNE en tant qu’entreprise du secteur des métiers et de l’artisanat doivent indiquer sur leurs devis et factures l’assurance professionnelle dans le cas où elle est obligatoire pour l’exercice de leur métier. Il faut alors communiquer les coordonnées de l'assureur ou du garant, ainsi que la couverture géographique de leur contrat ou de leur garantie sur les différents documents.
C’est par exemple le cas du plombier, pour lequel l’assurance décennale est obligatoire.
Les documents publicitaires ont pour objectif de promouvoir un bien ou un service : publicité en ligne (bannières publicitaires, pages de présentation d’un produit sur un site internet, etc.), publicité extérieure, supports imprimés (brochure, flyer, catalogue, fiche produit, etc.).
Lorsqu’ils présentent un prix ou une offre commerciale, les documents publicitaires doivent respecter les règles relatives à l’affichage des prix. En effet, l’information du client sur le prix est obligatoire quelque soit le mode de vente (en magasin, sur internet, à domicile, etc.). Le client doit être en mesure de connaître le prix avant de procéder à un achat.
Tout support publicitaire comportant un prix doit donc afficher celui-ci en euros, de manière visible, non-équivoque, toutes taxes comprises (TTC).
Lorsque des frais supplémentaires s’appliquent (frais de livraison, options ou services annexes), ils doivent être clairement indiqués avant toute conclusion du contrat de vente.
Certains supports doivent également présenter le prix unitaire (kilogramme, litre, etc.) ou mentionner l’existence de promotions ou réductions. Il est par exemple nécessaire de respecter un certain nombre de règles concernant les soldes.
À noter
Consultez notre dossier dédié pour en savoir plus sur toutes les règles concernant la publicité(règles d’installation, cas d’interdiction de publicité, etc.).
Les documents publicitaires doivent également permettre d’identifier clairement l’entreprise qui diffuse l’offre. Il convient donc de mentionner :
Dans le cas d'une location-gérance, il faut préciser si la micro-entreprise est locataire-gérant ou gérant-mandataire
Si la micro-entreprise a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise (Cape) pour la création ou la reprise d’une activité économique, il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
Tout document commercial doit comporter des mentions obligatoires. À défaut, la micro-entreprise s’expose à différentes sanctions, selon la nature du document concerné :
Facture
CGV
Devis
Documents publicitaires
Différents types de sanctions existent selon le type de non-respect des règles de facturation :
Le non-respect des obligations en matière de facturation peut entraîner des sanctions financières et pénales, dont la gravité varie selon la nature de l’infraction :
En cas de non-respect de l’obligation de facturation : l'amende peut aller jusqu'à 75 000 €
En cas de récidive dans les 2 ans suivant une première sanction : l'amende peut aller jusqu'à 150 000 €
En cas d’émission de fausse facture (faux en écriture) : l’amende peut aller jusqu’à 45 000 € et 3 ans d’emprisonnement
Une amende de 15 € est appliquée sur chaque omission ou inexactitude. Le montant total des amendes appliquées sur une facture ne peut pas dépasser 25 % du montant de la facture.
Lorsque l'adresse ou l'identité du client ou du fournisseur ont été dissimulées ou modifiées, le montant de l'amende est égal à 50 % du montant total des factures concernées.
Une amende égale à 50 % du montant de la facture est appliquée lorsque la facture concerne une livraison ou une prestation de services fictive, par exemple une facture émise pour une formation qui n’a jamais eu lieu.
Si le vendeur ou le prestataires apporte la preuve que l'opération a bien été effectuée et correctement comptabilisée dans les 30 jours, l'amende est réduite à 5 % du montant de la transaction.
À savoir
Lorsque l'amende est égale à 50 % du montant de la facture ou de l'ensemble des factures, celle-ci est plafonnée à 375 000 € par exercice comptable. Lorsque le montant de l'amende est réduit à 5 %, celle-ci est plafonnée à 37 500 €.
Le non-respect de l’obligation de communiquer ses CGV, que ce soit par absence de communication ou encore par communication incomplète, peut faire l’objet d’une injonction de la DGCCRF et d’une amende administrative dont le montant peut s’élever jusqu’à 15 000 € pour une micro-entreprise.
À noter
En l’absence de CGV ou si celles-ci sont irrégulières (par exemple si elles ne comportent pas toutes les mentions obligatoires ou comportent des clauses illicites), le vendeur perd le bénéfice de ses principales protections contractuelles : il ne peut pas invoquer les délais de paiement, les clauses limitatives de responsabilité (qui visent à réduire la responsabilité du vendeur en cas de problème) ou la clause de réserve de propriété.
En cas de non-remise d’un devis obligatoire ou d’oubli d’une mention obligatoire sur un devis, le professionnel s’expose à une amende pouvant aller jusqu’à 15 000 €.
Si l’activité exercée par le professionnel ne nécessite pas la remise obligatoire d’un devis, l’absence de devis ne constitue pas nécessairement une infraction.
À savoir
Même dans le cas où l’activité exercée par le professionnel ne nécessite pas la remise obligatoire d’un devis, il doit respecter les mentions obligatoires. Ces mentions dépendent du secteur d’activité de la micro-entreprise.
L’absence de mentions obligatoires sur un document publicitaire est punie d’une amende de 135 €, pouvant aller jusqu’à 750 €.
Si le document publicitaire est un flyer imprimé, il faut respecter un certain nombre de mentions obligatoires, notamment le nom et l’adresse de l’imprimeur.
L’absence de ces mentions est punie d’une amende de 3 750 €.
À savoir
Les sanctions diffèrent selon les documents : les factures sont par exemple soumises à des règles comptables et fiscales très strictes, tandis que d’autres documents commerciaux (tels que les devis, les bons de commande ou encore les supports publicitaires) n’entraînent pas les mêmes enjeux juridiques et fiscaux. Les sanctions sont donc adaptées à la gravité des manquements et aux risques spécifiques associés à chaque type de document.
La durée de conservation des documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :
S'il s'agit d'un document comptable (comme une facture), il doit être conservé 10 ans
S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans
Voici un récapitulatif clair des différentes durées de conservation selon la nature du document :
Par exemple, un bon de commande à usage commercial doit être conservé pendant 5 ans. Au contraire, un bon de commande utilisé comme pièce comptable doit être conservé pendant 10 ans.
Ils peuvent même avoir une durée plus spécifique : par exemple, la durée de conservation est de 30 ans pour les documents immobiliers (acte de vente immobilier, cession de parts donnant droit à un bien immobilier, etc.).
